CDD - Assistant(e) de Direction - Vice Président / General Manager

L'opportunité

Type de contrat : CDD

Durée : 1 mois minimum

Prise de poste : Dès que possible

Dans le cadre d’un remplacement de salarié absent, nous recherchons une Assistante de Direction du Vice-Président / General Manager. En tant que véritable bras droit du Vice-Président, vous serez au cœur des interactions clés, dans un univers dynamique et exigeant, au sein d’un département stratégique pour le rayonnement de la marque Beauté.

Ce que vous aurez à faire

1. Assistanat de direction

· Gestion proactive d’un agenda complexe, dense et en constante évolution

· Organisation et préparation des réunions (planification, convocations, mise à disposition des documents nécessaires)

· Prise en charge des déplacements professionnels (réservations, itinéraires, logistique)

· Rédaction de comptes rendus, synthèses et courriers professionnels

· Suivi budgétaire, controlling et reporting en collaboration avec les équipes financières

2. Coordination des relations internes et externes

· Réception, analyse et synthèse des sollicitations émanant de différents interlocuteurs (internes et externes)

· Coordination, hiérarchisation et traitement des demandes en fonction des priorités

· Organisation logistique des accueils de visiteurs (réservations, badges, salles, accueil personnalisé)

· Interface privilégiée avec l’équipe Contrôle de gestion pour le suivi financier des projets

3. Événementiel

· Coordination de l’organisation d’évènements internes et externes (séminaires, déjeuners, événements RP, etc.)

· Suivi des invitations et gestion des listes de participants

· Accueil et accompagnement des invités lors d’évènements clés

· Gestion des cadeaux de fin d’année, cartes de vœux, en lien avec les équipes communication ou RH

Nous serions ravis de vous rencontrer si vous avez

· Excellente maîtrise du secrétariat de direction et de la gestion administrative

· Expérience confirmée dans la gestion d’agendas complexes et mouvants

· Excellentes capacités de communication écrite et orale

· Aisance dans la prise de notes, la rédaction de synthèses et comptes rendus

· Maîtrise du suivi budgétaire, contrôle de gestion, tableaux de bord

· Très bonne connaissance des outils bureautiques (notamment Outlook, Excel, PowerPoint)

· Anglais courant exigé, espagnol apprécié

· Présentation soignée et excellentes qualités relationnelles

· Sens aigu de la communication, diplomatie, entregent

· Capacité à anticiper, réagir avec agilité et proposer des solutions

· Forte capacité d’adaptation, esprit de service, autonomie

· Rigueur, sens du détail, capacité d’analyse et de synthèse

· Excellentes qualités rédactionnelles, appétence pour les chiffres

· Esprit d’équipe, sens de la confidentialité et de la discrétion

Ce que vous allez aimer chez nous