Office Manager (m/w/d) für unseren Standort Hamburg

Wer wir sind

Puig ist die Heimat der „Love Brands“ – ein vor mehr als 100 Jahren gegründetes Familienunternehmen, das Wohlbefinden, Selbstvertrauen und Selbstausdruck fördert und gleichzeitig eine bessere Welt hinterlässt. Wir sind ein wichtiger Akteur in der weltweiten Fashion- und Beautyindustrie mit einem großen Portfolio an bekannten Luxusmarken in den Bereichen Mode, Parfüm, Make-up, Hautpflege und Wellness.

Unser Standort in Hamburg vertreibt Produkte unserer Eigenmarken Jean Paul Gaultier, Rabanne, Carolina Herrera und Nina Ricci, unserer Nichemarken Byredo, Dr. Barbara Sturm, Dries Van Noten, Penhaligon’s und L’Artisan Parfumeur und der Distributionsmarke Hermès.

Mit Uriage, einer weltweit anerkannten dermokosmetischen Marke, ergänzt Puig sein Portfolio zudem um hochwirksame Hautpflegeprodukte, die auf dermatologischer Expertise und der Kraft des Thermalwassers aus den französischen Alpen basieren – ideal für empfindliche und anspruchsvolle Haut.

Du hast Lust in Voll- oder Teilzeit (an mindestens 4 Tagen/Woche) in dieser Welt der spannenden und vielfältigen Marken mitzuwirken und hast Spaß an Organisation und Officemanagement? Dann ist das die perfekte Position für dich. Wir haben zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine spannende Position im Officemanagement an unserem Standort Hamburg abzubieten.  

Deine Mission bei uns

• Rechnungsmanagement in SAP: Du übernimmst die eigenständige Prüfung, Kontierung und Bearbeitung eingehender Rechnungen und stellst sicher, dass alle Prozesse korrekt im System abgebildet werden.
• CRM-Steuerung: Du pflegst Kundendaten, aktualisierst Stammdaten und unterstützt das Team dabei, CRM-gestützte Prozesse effizient und strukturiert umzusetzen.
• Serviceorientierte Schnittstelle: Du übernimmst Aufgaben im Kundenservice, kommunizierst sicher mit unterschiedlichen internen und externen Stakeholdern und behältst auch bei parallelen Anfragen den Überblick.
• Administrative Unterstützung für das gesamte Team: Von Abrechnungen über Auswertungen bis hin zur klassischen Büroorganisation – du sorgst dafür, dass unsere administrativen Abläufe reibungslos funktionieren.
• SAP-Administration und Datenpflege: Du unterstützt bei der laufenden Pflege von Systemdaten und trägst zur Qualitätssicherung unserer internen SAP-Prozesse bei.
• Operatives Logistikmanagement: Du koordinierst Lieferungen, behältst Lagerstände im Blick und arbeitest eng mit unseren Partnern in der Logistik zusammen.
• Unterstützung unseres Außendienstteams von Uriage: Du unterstützt unser deutschlandweit tätiges Vertriebsteam durch die Vorbereitung von Unterlagen, Auswertungen und organisatorischen Aufgaben – damit sie bei unseren Kunden glänzen können.

Das zeichnet dich aus

• Du bist eine aufgeschlossene und neugierige Persönlichkeit, die gerne über den Tellerrand hinausschaut.
• Du bist technisch interessiert, gehst sicher mit den MS-Office Anwendungen um, insbesondere mit Excel, idealerweise Erfahrungen im Umgang mit SAP und CRM-Systemen
• Du begeisterst dich für Beauty- und Luxusprodukte und hast Spaß an persönlicher sowie telefonischer Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern innerhalb sowie außerhalb der Organisation.
• Du liebst neue Herausforderungen, besitzt eine hohe Service- und Kundenorientierung sowie eine schnelle Auffassungsgabe.
• Du zeichnest dich durch gute analytische Fähigkeiten, eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie eine Hands-on-Mentalität aus.
• Du kannst dich sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch sehr gut in Wort und Schrift ausdrücken.

Das wird dich begeistern

• Agiles Arbeitsumfeld: Arbeiten in einem international agierenden Familienunternehmen, in dem Werte eine wichtige Rolle spielen
• Arbeitsatmosphäre: Offene und freundliche Arbeitsatmosphäre mit Duz-Kultur
• Corporate Benefits: Einen monatlichen Lunch-, Sport- und Mobilitätszuschuss
• Mitarbeitervorteile: Attraktive Mitarbeiterrabatte für unser Produkt-Portfolio
• Events: Außergewöhnliche Firmenevents, weil uns gemeinsame Momente wichtig sind